海牙认证的核心是确认文件上最后一个签章的真实性，而非证明文件内容本身。

绝大多数文件必须先经过公证，才能申请海牙认证。

跳过公证直接办理的附加证明书无法被目的国认可。

海牙认证只接受合法有效的文件。

复印件、有涂改的文件、边角破损或印章模糊的文件都会被拒绝。

如是出生证明、结婚证等文件，必须提供由官方登记处签发的核证副本。

不同机构签发的文件，受理海牙认证的主管机关也不同。

州级文件（如某州出具的出生证明、经公证的私人文件）需由该州的州务卿办公室处理；

联邦文件（如FBI无犯罪证明）则需由联邦主管部门处理。

在中国，海牙认证由外交部或经授权的地方外事办办理。

非英语或非法语文件通常需要附上翻译件。

部分国家（如西班牙、荷兰）要求必须由当地宣誓翻译出具翻译件，普通翻译直接作废。

翻译件需盖章、签字并注明“与原件一致”。